طبق ماده ۶ قانون تجارت هر تاجری، به استثناء کسبه جزء بازار، مکلف است ۲ دفتر داشته باشد و آن‌ها را به مراجع تحویل دهد.
۱- دفتر روزنامه
۲- دفتر کل
از این رو پلمب دفاتر تجاری برای تمامی شرکت‌ها الزامی است.
در این مطلب با تعریف پلمب دفاتر تجاری و نحوه انجام آن آشنا می‌شویم.
پلمب دفاتر تجاری چیست؟
طبق قانون، هر مؤسسه یا شرکت یا سازمانی که مشمول قوانین مالیات است باید دفاتر قانونی خود را جهت ثبت تمامی فعالیت‌های مالی خود تحویل بگیرد. طبق ماده ۷ قانون تجارت دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون، داد و ستدهای تجاری و در کل مجموع واردات و صادرات تجاری خود و وجوهی را که برای مخارج شخصی برداشت می‌کند در آن دفتر ثبت نماید.
ماده ۸ قانون تجارت در مورد دفتر کل می‌گوید: تاجر باید تمامی معاملات خود را حداقل هفته‌ای ۱ مرتبه از دفتر روزنامه استخراج نموده و پس از تفکیک آن به بخش‌های مختلف این موارد را به صورت خلاصه در دفتر کل ثبت کند.
پلمب این دفاتر برای شرکت‌های تازه تأسیس تا ۳۰ روز پس از درخواست امکان‌پذیر است، ولی دفاتر پلمب شده‌ی شرکت‌های دیگر برای هر سال مالی، که از فروردین تا انتهای اسفند است، باید قبل از شروع سال مالی جدید اخذ گردد؛ بدین معنی که برای اخذ پلمب دفاتر سال ۹۸ باید نهایتاً تا ۲۹ اسفند ۹۷ اقدام کرد، وگرنه ممکن است دفاتر تجاری مورد قبول واقع نگردد و منجر به مشکلات مالیاتی مانند جریمه مالیاتی (علی‌الرأس) شده و حتی ممنوع‌المعامله شدن را نیز در پی داشته باشد.
پلمب دفاتر در واقع به معنای برگ‌شماری دفاتر، شماره‌گذاری صفحات و منگوله‌دار کردن دفاتر است تا نتوان از آن برگی کم و زیاد کرد. همچنین در این دفاتر نام شرکت و شماره ثبت پلمب دفاتر قید شده و مهر اداره ثبت شرکت‌ها در آن زده می‌شود.
نحوه پلمب دفاتر تجاری
هر شرکت حداقل یک دفتر روزنامه و یک دفتر کل برای هر سال مالی نیاز دارد و این دفاتر در قالب دفاتر ۵۰ برگ، ۱۰۰ برگ و ۲۰۰ برگ عرضه می‌شوند. اگر حجم داد و ستد شرکت شما بالا است، توصیه می‌شود یک دفتر ۲۰۰ برگ تهیه نمایید تا ناچار به اخذ دفتر دوم و پلمب آن نشوید.
عدم پلمب دفاتر باعث می‌شود شما نتوانید کد اقتصادی بگیرید و مفاصا حساب مالیاتی خود را دریافت کنید. ارائه این دفاتر همچنین باعث شفافیت امور مالیاتی شرکت می‌شود. علاوه بر این‌ها تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی، برای دریافت کارت بازرگانی، باید پلمب دفاتر را انجام دهند. حتی شرکت‌هایی که فعالیت اقتصادی ندارند هم برای اعلام عدم فعالیت اقتصادی باید دفاتر پلمب شده خود را به صورت خالی به اداره مالیات ارائه کنند.
برای پلمب دفاتر تجاری باید از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری (بخش پلمب دفاتر تجاری) اقدام نمود. در صورتی که شرکت در مرجع اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده باشد باید از قسمت اطلاعات متقاضی پلمب (نوع شخص متقاضی) شخص حقوقی را انتخاب کرد و پس از آن اطلاعات مورد نیزا در فرم مربوطه را که شامل تابعیت، شناسه ملی، شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی است پر کرده و بخش شروع سال مالی و ماه مالی را نیز تکمیل کنید.
در مرحله بعد بخش «اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمب شده» را تکمیل کنید. دفاتر پلمب شده به آدرس وارد شده در این مرحله (برای شهرستان تهران) ارسال می‌شود در صفحه بعدی پس از بررسی اطلاعات شخص حقوقی بر روی «تأیید شخص حقوقی» کلیک کرده و در گام بعدی شماره پیگیری را دریافت می‌کنید.
در مرحله بعد فرم اطلاعات تکمیل کننده را انتخاب کرده و اطلاعات یکی از اعضای هیئت مدیره را در سامانه وارد می‌کنید. پس از آن اطلاعات دیگر اعضای هیئت مدیره را وارد کرده و وارد مرحله بعد می‌شوید؛ یعنی حدود حق امضا اعضای هیئت مدیره را وارد کرده و فرم «دفتر مورد تقاضای شخص» را پر می‌کنید و دفتر مورد تقاضا را (دفتر کل و روزنامه و تعداد برگ‌های آن) درخواست می‌کنید.
پس از انجام تمامی این مراحل وارد صفحه تأیید صحت اطلاعات می‌شود و اظهارنامه پلمب و مدارک مورد نیاز را انتخاب می‌کنید. اطلاعات لازم در سامانه را وارد کرده و بر روی «پذیرش نهایی» کلیک می‌نمایید. پس از انجام مراحل اینترنتی اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجاری را همراه با مهر و امضا به همراه سایر مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری ارسال می‌نمایید.
پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، وارد سامانه شده و گزینه‌ی پلمب دفاتر تجاری را انتخاب کنید، با وارد کردن شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کرده و به مرحله بعد می‌روید.
در این مرحله کارشناسان حقوقی مدارک را بررسی می‌نمایند و در صورت تأیید اجازه پرداخت وجوه دفاتر و پلمب آن‌ها صادر می‌شود. پس از صدور مجوز متقاضی باید دوباره وارد سامانه شده و وجوه تعیین شده را پرداخت کند، دفاتر تجاری پلمب شده به آدرسی که در سامانه وارد نموده‌اید فرستاده می‌شوند.
مدارک لازم برای پلمب دفاتر تجاری
برای پلمب دفاتر تجاری اشخاص حقیقی مدارک زیر مورد نیاز است:
کپی کارت ملی متقاضی
کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسب
برای پلمب دفاتر تجاری اشخاص حقوقی به مدارک زیر نیاز دارید:
کپی کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
کپی آگهی روزنامه رسمی کشور که تأسیس شرکت در آن قید شده باشد
در صورت وجود تغییرات در شرکت، کپی آگهی روزنامه رسمی کشور که آخرین تغییرات شرکت در آن ثبت شده باشد
در صورتی که وکیل یا نماینده‌ای برای پلمب دفاتر معرفی شده باشد، وکالتنامه یا معرفی‌نامه نماینده نیز باید ارسال شود.
